公文具有特定效力和规范格式，是机关工作的重要载体。公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，是公文权威性和严肃性在形式上的体现，是对公文效用的重要保证。公文格式正确与否，不仅关乎机关形象；而且关系公文作用的有效发挥。这里简要说明一下公文格式处理中应注意的六个问题。

1.版头。版头是发文机关的全称或规范简称，以红色字体印刷。存在的主要问题，一是版头单一。一方面，机关公文版头要党政分开，党委部门一般应向党委行文；政府部门一般应向政府行文；政府部门及各人民团体、企事业单位确需向党委行文的，须以党组(党委)名义，用党组(党委)版头行文。另一方面要根据不同工作需要制作不同的版头。二是“黑头”行文。正常的机关行文应用红色版头，人们常说的“红头文件”就由此而来。实际工作中，不少机关行文不用版头，按一般文字材料的格式处理，还有的不用红色版头，而用黑色字体代替，形成“无头”或“黑头”文件，很不严肃。三是版头散乱。这类问题在联合行文时容易发生。版头部分位于公文首页的上半部，一般约占整个页面的1/3。一些单位在联合行文时，将十几家单位都摆在版头部分，使版头面积大大超过了规定的要求，既不美观、大方，又不严肃；有的没有将主办机关放在前面，而且机关排名不分主次，按一般机关单位顺序自然排列，造成主办单位不明确。解决这类问题，我们可以在联合机关较多的情况下，只用主办机关文件的版头和发文字号，其他联署机关可在标题和落款中标识。

2.发文字号。发文字号位于红色横线上居中位置。常见的问题，一是字号单一。一般情况下，一个发文机关通常要有“发”、“字”、“函”三种文件字号，按发文内容和对象分别确定。“发”多用于向下级机关布置、安排工作，属下行文；“字”多用于向下级机关通知有关事项，批复下级机关请示，向上级机关请示或报告工作；“函”用于平级和不相隶属机关通知会议、商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的部门请求批准等。许多机关不管发文内容和对象，所有公文都是一“发”到底，这是不对的，尤其是对上级机关行文不能用“发”的字号。二是括号标识不规范。不少部门发文字号中的括号用中括号标识，有的用半圆括号，有的用四角括号，这都是不规范的，应改用六角括号。三是顺序号标识不当。一些部门和单位在标识顺序号时用“第010号”，按照《条例》规定，“第”字和前面的“0”都应删掉，改为“10号”。

3.主送机关。主送机关是主要受理公文的机关，也称公文上款或抬头。标识主送机关，一要规范，要用全称、规范简称或同类型机关的统称。二要准确，向上级机关行文，应主送一个上级机关，由主送机关负责答复；受双重领导的下级机关向上级机关行文时，应主送负责答复的上级机关，再抄报另一上级机关。因此，向上级机关行文，特别是请示类公文，尤其要明确一个主送机关，不能有第二个或更多的主送机关。一些部门在上行文中用“xx并xx”标识，往往使人不明白由谁主办并答复，容易误事。

4.结尾用语。一些文件如请示、报告等，一般应在公文正文之后，落款之前标识结尾用语，表示发文目的和要求。不同的文种，有不同的结尾用语，不能混用。请示文种一般多用“以上请示，请予批复”、“以上请示，请批复”、“专此请示，请审批”，如属建议批转性意见(请示)，结尾则用“以上意见(请示)，如无不妥，请批转各x x x贯彻执行”；报告文种多用“专此报告”、“专此报告，请审阅”等。有的单位用“以上报告，请批示”的结语，使人不知所云，往往贻误工作，达不到发文目的。

5.主题词和印制版记。标注主题词可方便文件查阅。特别是随着办公自动化的逐步推行，标识主题词对文件检索的作用将更加明显。印制版记，表示发文机关、成文日期、印数等内容，也体现该单位对公文的负责，一定要标识，不能省略。

6.公文字体。公文不同部分所用字体不同，要正确运用。一般情况下，公文大标题用标宋，二级标题用黑体，三级标题用楷体，主送机关、正文、落款用仿宋体，印发、转发、批转公文的通知部分全用楷体，主题词用宋体，抄报、抄送及印制版记用仿宋体。

（摘自《秘书工作》）